El auxiliar administrativo es un puesto clave dentro de una empresa, encargado de realizar diversas tareas administrativas que son fundamentales para el correcto funcionamiento de la organización. Exploraremos en detalle las funciones de un auxiliar administrativo, desde el apoyo administrativo hasta la gestión del archivo y la contabilidad.
Funciones del Auxiliar Administrativo
1. Apoyo administrativo
El auxiliar administrativo brinda apoyo en tareas diarias como fotocopiar documentos, archivar, enviar mensajes por vías digitales, atender llamadas telefónicas, gestionar insumos y registrar mensajes entrantes. En caso de ausencia de personal de la centralita telefónica y de la recepción, el auxiliar administrativo puede sustituirlos.
El apoyo administrativo es esencial para mantener el flujo de trabajo en la empresa. El auxiliar administrativo se encarga de realizar tareas que pueden parecer simples, pero que son fundamentales para el funcionamiento diario de la organización. Al fotocopiar documentos, por ejemplo, se asegura de que haya copias de los archivos necesarios para el trabajo de los empleados. Al archivar documentos, garantiza que la información esté organizada y accesible cuando sea necesario. Al enviar mensajes por vías digitales, facilita la comunicación interna y externa de la empresa. Y al atender llamadas telefónicas, gestiona la comunicación con clientes, proveedores y otros contactos importantes.
Además, el auxiliar administrativo también se encarga de gestionar los insumos necesarios para el funcionamiento de la empresa, como papel, tinta, bolígrafos, entre otros. También registra los mensajes entrantes y los distribuye a las personas correspondientes. El apoyo administrativo del auxiliar administrativo es esencial para mantener el flujo de trabajo y la comunicación en la empresa.
2. Administración de la correspondencia
Aunque el uso de Internet ha reducido el volumen de correspondencia física, el auxiliar administrativo sigue siendo responsable de gestionar el envío y recepción de paquetes y documentos importantes. Esto implica asegurarse de que los paquetes lleguen a su destino correcto y de manera oportuna.
AusentismoLa administración de la correspondencia es una tarea importante para el auxiliar administrativo. Aunque cada vez más comunicaciones se realizan por vías digitales, todavía existen documentos y paquetes que deben ser enviados y recibidos físicamente. El auxiliar administrativo se encarga de asegurarse de que estos envíos se realicen de manera eficiente y segura.
Esto implica recibir los paquetes y documentos entrantes, verificar su contenido y distribuirlos a las personas o departamentos correspondientes. También implica preparar y enviar los paquetes y documentos salientes, asegurándose de que lleguen a su destino correcto y en el tiempo adecuado. Además, el auxiliar administrativo puede ser responsable de mantener un registro de los envíos realizados y recibidos, para tener un control adecuado de la correspondencia.
3. Gestión del archivo
En empresas con un volumen de documentos no tan grande, el auxiliar administrativo puede encargarse de ordenar y almacenar los documentos para su posterior uso. Esto implica mantener un sistema de archivo organizado y asegurarse de que los documentos estén accesibles cuando sea necesario.
La gestión del archivo es una tarea importante para el auxiliar administrativo. En muchas empresas, se generan y reciben una gran cantidad de documentos a diario. Estos documentos pueden ser contratos, facturas, informes, correspondencia, entre otros. El auxiliar administrativo se encarga de asegurarse de que estos documentos estén organizados y almacenados de manera adecuada.
Esto implica clasificar los documentos según su tipo y contenido, asignarles un lugar en el archivo y mantener un registro de su ubicación. También implica asegurarse de que los documentos estén protegidos de daños, como el agua o el fuego, y de que estén accesibles cuando sea necesario. Además, el auxiliar administrativo puede ser responsable de la destrucción segura de documentos que ya no son necesarios, de acuerdo con las políticas de la empresa y las regulaciones legales.
Aguinaldo4. Control del personal
El auxiliar administrativo registra las ausencias, horas trabajadas, derechos a días libres y reclamaciones del personal. También puede encargarse de mantener actualizada la base de datos del personal, incluyendo información como direcciones, números de teléfono y datos de contacto de emergencia.
El control del personal es una tarea importante para el auxiliar administrativo. El auxiliar administrativo se encarga de mantener un registro actualizado de la asistencia y las horas trabajadas por cada empleado. Esto implica registrar las ausencias por enfermedad, vacaciones o cualquier otro motivo, así como las horas extras trabajadas.
También se encarga de mantener actualizada la base de datos del personal, que incluye información como direcciones, números de teléfono y datos de contacto de emergencia. Esto es importante para poder comunicarse con los empleados de manera efectiva y para poder contactar a los contactos de emergencia en caso de ser necesario.
Además, el auxiliar administrativo puede ser responsable de gestionar los derechos a días libres de los empleados, como vacaciones, días de enfermedad o días personales. Esto implica llevar un registro de los días disponibles y de los días utilizados por cada empleado, y asegurarse de que se cumplan las políticas y regulaciones correspondientes.
5. Transcripción de textos
Es común que se le pida al auxiliar administrativo que pase un borrador al ordenador o transcriba una grabación. Esto implica tener habilidades de mecanografía y conocimientos básicos de programas de procesamiento de texto.
CazatalentosLa transcripción de textos es una tarea que puede ser solicitada al auxiliar administrativo en algunas ocasiones. Esto puede implicar pasar a limpio un borrador escrito a mano, transcribir una grabación de una reunión o convertir un documento en formato físico a formato digital.
Para realizar esta tarea, el auxiliar administrativo debe tener habilidades de mecanografía, es decir, debe ser capaz de escribir rápidamente en un teclado. También debe tener conocimientos básicos de programas de procesamiento de texto, como Microsoft Word o Google Docs, para poder formatear y editar el texto de manera adecuada.
6. Contabilidad
Algunos auxiliares administrativos tienen la responsabilidad de realizar tareas contables como elaborar facturas, calcular salarios, cotizar a la seguridad social, deducir impuestos y calcular el costo de los pedidos. Esto implica tener conocimientos básicos de contabilidad y manejo de hojas de cálculo.
La contabilidad es una tarea que puede ser asignada al auxiliar administrativo en algunas empresas. Esto implica realizar tareas como elaborar facturas para los clientes, calcular los salarios de los empleados, cotizar a la seguridad social, deducir impuestos y calcular el costo de los pedidos realizados por la empresa.
Para realizar estas tareas, el auxiliar administrativo debe tener conocimientos básicos de contabilidad, como el manejo de cuentas y el registro de transacciones. También debe tener habilidades en el manejo de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets, para poder realizar cálculos y organizar la información de manera adecuada.
Conclusión
El auxiliar administrativo desempeña un papel fundamental en el funcionamiento de una empresa, realizando tareas administrativas que son esenciales para el correcto desarrollo de las actividades diarias. Desde el apoyo administrativo hasta la contabilidad, el auxiliar administrativo es un recurso valioso que contribuye al éxito de la organización.